Aufbewahrungspflicht für Vermögensverwalter in der Schweiz

Regelung: Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, (Geschäfts-)Dokumente für eine bestimmte Zeit sicher aufzubewahren. Dies dient der Beweisführung und Dokumentation. Zu den relevanten Dokumenten zählen Verträge, Steuerabrechnungen, finanzielle Transaktionsbelege und Ähnliches. In der Regel beträgt diese Aufbewahrungspflicht in der Schweiz 10 Jahre.

• Einhaltung der Gesetze: Dokumente so aufbewahren, dass gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.
• Nachweis im Streitfall: Dokumente bereit haben, um im Streitfall die eigene Position zu stützen.
• Betriebsabläufe sichern: Durch ordentliche Dokumentenaufbewahrung Abläufe im Unternehmen reibungslos halten.
• Wertvolle Informationen bewahren: Ein Archiv pflegen, um aus früheren Entscheidungen und Strategien für die Zukunft zu lernen.

Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz umfasst unterschiedliche Fristen:

• Verträge, Geschäfts- und Revisionsberichte, Personal- oder Lohninformationen: 10 Jahre aufbewahren.
• Immobilienunterlagen (unbewegliche Gegenstände): 20 Jahre gemäss Art 70 Abs. 3 MWSTG.
• Kundenverträge und -vereinbarungen (Vermögensveraltungsverträge, Anlageberatungsverträge): Mindestens 10 Jahre zur Erfüllung von Kunden- und Regulierungsverpflichtungen.
• Unterlagen zur Kundenidentifikation (z.B. ID-Kopien): Während der gesamten Geschäftsbeziehung und 10 Jahre danach aufbewahren.
• Dokumente zu Transaktionen (z.B. Belege über Ein- und Auszahlungen): Mindestens 10 Jahre ab Transaktionsabschluss archivieren.
• Geschäftskorrespondenzen (schriftlich und elektronisch): Während der Geschäftsbeziehung und 10 Jahre danach aufbewahren.
• Interne Weisungen und Prozesse: 10 Jahre aufbewahren für Richtlinien zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Grundsätzlich gilt für Geschäftsberichte, dass die Aufbewahrungspflicht mit dem Beenden eines Geschäftsjahres beginnt.

Achtung: Personenbezogene Daten dürfen laut dem neuen Datenschutzgesetz (2023) nur so lange gespeichert werden, wie es nötig ist.

Gemäss geltendem Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f) ist es erlaubt, geschäftsbezogene Dokumente und Unterlagen auf Papier, digital oder in einer ähnlichen Form aufzubewahren. Wichtig ist, dass jeder jederzeit Zugriff auf die Inhalte hat und diese dann in lesbarer Form (Art. 10 GeBüv) vorliegen.

Zusätzlich zum Zugriff und der Lesbarkeit ist das Prinzip der Unveränderbarkeit notwendig. Das bedeutet, dass nur unveränderbare Datenträger zur Aufbewahrung zulässig sind. Wenn es sich um veränderbare Datenträger handelt, müssen die Dokumente mit einem Zeitstempel oder einer Signatur versehen sein.

Sie finden eine klare Übersicht über erlaubte und nicht erlaubte Informationsträger. Diese Übersicht ist in der Verordnung zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (kurz: GeBüv) enthalten.

WICHTIG: «Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass Unterlagen jederzeit und von jedermann eingesehen werden können.»

Papier: Dokumente, Rechnungen, Belege werden z. B. in Aktenordnern und gedruckt auf Papier aufbewahrt.

Zu den Dokumenten, die im Original und auf Papier aufbewahrt werden müssen, gehören Geschäfts- und Revisionsberichte. Artikel 958f Abs. 2 OR sagt, dass der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht schriftlich und unterschrieben aufbewahrt werden müssen. Diese Bestimmung wird in der Praxis oft nicht wirklich «gelebt». Obwohl dies kaum je zu Problemen führt, ist die Einhaltung der gesetzlichen Regelung zu empfehlen.

• Diskette: Erinnern Sie sich noch an Disketten? Als Datenträger war es möglich, auf ihnen Dokumente und Unterlagen zu sichern. Disketten werden seit vielen Jahren nicht mehr hergestellt. Auch die passenden Lesegeräte fehlen auf den PCs. Daher ist diese Form der digitalen Aufbewahrung (nicht mehr) zu empfehlen.
• CD: Eine CD («compact disc») ist ebenfalls ein Datenträger. Diese Form gerät immer mehr in Vergessenheit. Heute haben Laptops meist keine CD-Laufwerke mehr.
• USB-Sticks: Ein USB-Stick ist ein elektronisches Gerät, das mit einem Speicher ausgestattet ist. Es können daher Dokumente auf diesem Stick gespeichert und jederzeit über einen USB-Port abgerufen werden.
• Archivierungssoftware: Viele Firmen bieten heute sogenannte Archivierungssoftware an, mit denen Geschäftsdokumente gesetzeskonform digitalisiert und aufbewahrt werden können. Unser Marketplace Partner swiDOC bietet beispielsweise eine Archivierungssoftware speziell für KMU an.
• Cloud-Dienste: Ebenso können diverse Cloud-Dienste (wie zum Beispiel Google) für eine digitale Aufbewahrung genutzt werden. Hierbei werden Dokumente hochgeladen und vom Cloud-Dienstleister verwahrt. Wichtig ist hierbei jedoch, auf einen vertrauenswürdigen und validen Anbieter zu setzen, damit die Daten auch sicher sind.

Vermögensverwalter können sowohl in Papierform als auch digital archiviert werden. Die digitale Speicherung von Bankdokumenten hat viele Vorteile. Sie spart Platz und ermöglicht einen schnelleren Zugriff. Außerdem schützt sie vor Verlust und sorgt für langfristige Verfügbarkeit.

Für die elektronische Langzeitarchivierung sind eine Reihe an Vorgaben zu beachten:

• • Sicherheit: Elektronische Archive müssen gegen unbefugten Zugriff und Datenverlust geschützt sein. Dies beinhaltet den Einsatz von Verschlüsselung, Firewalls und regelmässigen Sicherheitsupdates.
  • Zugänglichkeit: Die Daten müssen bei Bedarf schnell und zuverlässig abrufbar sein. Dazu gehören auch regelmässige Backups und eine klare Strukturierung der Daten.
  • Langzeitarchivierung: Digitale Daten sollten in Formaten gespeichert werden, die lange lesbar sind. Ausserdem müssen Strategien für die Migration auf neue Systeme entwickelt werden.